「退職者に寄せ書きを贈りたいと思うけど、こんなものいらないよ・・と思われたりするのかな？」
「寄せ書きを提案したけど、社内の人に「退職者の迷惑になりそうだし、いらないでしょ」と言われた。どうしようかな。。」
本記事ではこんなお悩みの方に向けて書いています。
こんにちは。寄せ書きサービスの開発運営をしているヒロと申します。
私も「退職の寄せ書きとかいらないよ。何も貰わなくていい。」なんて話を聞いたことがあります。
私自身も「寄せ書きがいらない」とまで思ったことはないですが、もらった寄せ書きのメッセージをみて「この人全然話したことないのにな、、わざわざ書いてくれたんだな。」と若干申し訳なくなったことはありました。
今回は「なぜ退職時の寄せ書きがいらないと思われるのか？」について3つの理由を解説し、6つの解決方法をご紹介します。
これでもらう側も「いらない」、書く側も「書きたくない」というお互い不幸になる可能性を減らすことができると思います。
早速みていきましょう！
【寄せ書きはいらない理由①】ありきたりなメッセージにモヤッとする
こんなメッセージを見かけたことはありませんか？
テンプレのありきたりなメッセージです。
このメッセージの裏では一例としてこんなことが起こっています。
まずこのメッセージで書いた人の心境はこうです。
そしてもらった人の心境はこうです。
あくまで一例ですが、これってお互い不幸ですよね。
上記はお互い関わりの少なかった場合ですが、仲の良くなかった人ならどうでしょう？
おそらく仲の良くなかった人から「あなたのここは直した方がいいと思う」などと攻撃するような言葉が寄せ書きに書かれることは少ないでしょう。
大人ですのでこういう人も建前で1, 2行のテンプレメッセージで書くことが多いと思います。
そしてこういうメッセージが一人ならまだしも、ありきたりなメッセージに溢れた寄せ書きってどうでしょうか？
試しにサンプルを作ってみました。下記の通りです。
これって送別品のはずなのに逆に悲しくなりそうですよね。これしか書くことないのかなと。。
これが「寄せ書きはいらないよ」と思われる一つの理由ですね。
こんな悲惨なことが起こってしまうのは、企画者がお祝いする人とほとんど絡んだことない人や、あまり仲良くなかった人からも半強制のような形で無理に書かせていることが原因の可能性が高いです。
【寄せ書きはいらない理由②】時間を割いてもらっていることに申し訳なくなる
あまりにも手作りで作り込みすぎると申し訳なさを感じさせてしまうことも人によってはあります。
ギフトもあまりにも高価だと嬉しさを超えて、申し訳なくなるのと同じですね。
なぜ申し訳なくなるかというと、心理学でもよく言われる「返報性のルール」が働いているからです。
「返報性のルール」とは、「相手がしてくれたことと同じような親切を返すべきだ」という心理作用です。
さらにこのルールを突き詰めると「親切を返したい」というポジティブな気持ちでなく、「返さなければならない」という義務的な気持ちもありえるんですよね。
つまり、返さないことが自分にとって気持ちが悪いということです。
ですので、相手からもらったものがあまりにも大きすぎると、「それは同じ分だけ返せないよ。申し訳ない。」ということになるんです。
これが「寄せ書きがいらない」と思われる二つ目の理由です。
ただこれは人によります。
もらってシンプルにありがとう！と思ってくれる人も多いことは事実ですが、申し訳なさを感じる人も一定数いるということですね。
【寄せ書きはいらない理由③】色紙の保管に困る
こんな声を聞いたことはありませんか？
なんで寄せ書きの色紙ってこんなふうに言われるんでしょうか？
これは「扱いに気を遣わないといけないかつあまり他の人に見られたくない」というものだからだと私は考えています。
「扱いに気を遣う」について
そもそも「寄せ書きがいらないなら捨てろよ」って思われるかもしれませんが、
一定人数がわざわざ自分に書いてくれたものをささっと捨てるってなかなかできないんですよね。
捨てた自分は卑劣な人間だと思いたくないんです。
「寄せ書きって捨てるに捨てられないよね」という言葉はこの心理から来てると思います。
ではとりあえず保管しようとなるじゃないですか。
大前提、人からもらったものは乱雑に扱うって難しいと思います。
散らかった部屋の床に置いたりできないですよね。
お茶をこぼしたりなど汚すこともできません。
何かの拍子に色紙に折れ目が入ってしまった日には、乱雑に扱った自分を責めるなんてこともありえます。
私はありました。
小学生の時の部活メンバーからもらった色紙を引き出しに入れていたら、他のものとかさばって端が折れちゃったんですよね。
「やってしまった最悪。。。」と思いました。
私みたいにかさばるようなところでなく、整頓された引き出しなどにプラスチックのケースなどに入れて大切に保管すればよいですよね。
このような形で保管するなら丁寧に扱おうと気を遣う必要がでてきます。
「他の人に見られたくない」について
寄せ書きって言われたら恥ずかしいような言葉があったりして、家の他の人には見られるの嫌だなという気持ちになりやすいと思います。
色紙を部屋に飾るのは抵抗がありますね。
私はそうです。すべてダンボールや引き出しに入れています。
そしてダンボールとかに入れてると存在を忘れてずっと見返さない。。ということになるんですよね。
退職時の寄せ書きがいらない理由としては以上の3つですね。
それぞれの解決方法を解説していきます。
【「寄せ書きはいらない」の解決策①】企画者は寄せ書きを希望性かつ条件付きで募る
この手段は、会社で公式に寄せ書きを贈る場合に使えます。
つまりみんなが寄せ書きをその人に贈ると知っている状況です。
メッセージを書いてもらうことを希望性にして、全員強制で書かせないようにしましょう。
書きたい人が書けば良いんです。
ポイントは、全員が参加する会議などの対面で依頼しないことです。
メール等のオンライン上で依頼するようにしましょう。
これで「希望性だけど、みんな書くよね？」という暗黙の強制感が軽減されます。
さらに依頼文に「〇〇さんと関わったことのある方、〇〇さんにお世話になった方」と書く人の条件を書きましょう。
これによって、全然関わったことのない人は「自分は対象外だな」と思ってもらうことができます。
また、もし色紙で渡すなら、みんながいるところで色紙を回して直接書いてもらうことはやめておきましょう。
色紙を回すとこれもまた暗黙の強制感が出るからです。
この場合は、小さいメッセージカードを特定の場所に設置して、書いたら特定の引き出しに入れてもらうよう依頼するんです。
詳しくは下記記事でやり方をご紹介しています。
ちなみに寄せ書きのWebサービスならオンライン上でメッセージを投稿してもらうので、メッセージカードの回収は必要ありません。
以上の対応で「ありきたりなメッセージにモヤッとする」という部分を軽減できます。
先ほども述べたように、全員強制にしてしまうと、お祝いされる人と仲良くなかった人、関わりがなかった人が仕方なくテンプレメッセージを書き、もらった人がモヤッとするリスクが発生します。
書く側ももらう側も不幸になることは避けましょう。
「でも人数が少ないと寄せ書きが寂しくなりそうだけど。。。」
と思いますよね。
たくさんのメッセージが揃っているだけが寄せ書きの華やかさを作るわけではありません。
思い出の写真を加えたり、少ないながらも関わった人からの充実したメッセージで寂しさは解消することができます。
下記記事で少人数でも感動される寄せ書きについて解説していますので、ぜひチェックしてみてください。
「希望性だと全然集まらなそうで、不安なんですが、、、」
と思う場合。
「この人には書いてほしい！」という人に社内全体への依頼とは別に個別でお願いするようにしましょう。
企画者の自分から見て、お祝いする人とかなり関わりがあって仲も良かった人は数人いたりしますよね。
その人たちから確実にメッセージをもらえるように個別でDMやメール、口頭でお願いしておくと最低限のメッセージは確保できるのでオススメですね。
【「寄せ書きはいらない」の解決策②】企画者は寄せ書きを特定のグループでプライベート的に募る
この手段は社内で公式に寄せ書きを贈らないパターンです。
つまり、社内全体にその人に寄せ書きを渡すと知らせないパターンですね。
これが有効なのは、完全縦割りのような仕事で、退職する人と関わった人があまりにも少なく充実したメッセージを書けそうなのが4,5人程度という時です。
この場合は社内で公式に渡す送別品は、花束やギフトにしてお祝いするようにします。
そして、寄せ書きはその関わった4,5人でプライベート的に渡すのがオススメですね。
このケースで全員強制の寄せ書きを作ると、ありきたりなメッセージのオンパレードで悲惨なことになりかねません。
メッセージの依頼は書いて欲しい人に個別に依頼するイメージですね。
ちなみに4, 5人でも写真や一人一人の充実したメッセージで寂しさを解消することはできます。
さらにこの解決策の注意点は、渡す時も内密に行うということです。
社内でメッセージを依頼していない人に寄せ書きを渡していることが知られると、「自分は声をかけられなかったな。」などと思われるリスクがあるためです。
この点を気をつけましょう！
【「寄せ書きはいらない」の解決策③】色紙の寄せ書きを作り込みすぎない
前半の理由で述べたように、色紙の場合は作り込みすぎると相手に申し訳なさを感じさせてしまいます。
ありそうなのは、作り出したらクオリティにこだわり始めて、色紙のデコレーションを工夫してみたり、何枚もの写真を切り貼りしてみたりなど、作り込んでしまうことです。
もちろんこれで喜んでくれる人もいることは事実です。
しかし手間ひまをかけ過ぎると、相手によっては気を遣わせてしまうのである程度に留めましょう。
今では色紙だけでなく、メッセージを簡単に集められるアプリやWebサービスがあるので、これらを利用してもよいでしょう。
もらった側も「これなら手軽に作れるのかもしれないね」と申し訳なさを感じさせるリスクを減らせます。
【「寄せ書きはいらない」の解決策④】感謝中心のメッセージをみんなで書くこと
こちらも「返報性のルール」に基づく申し訳なさの解消につながるものです。
もらった相手は「寄せ書きを作ってもらった」とギブを感じるわけですよね。
みんなからのメッセージが感謝中心だと、
というイメージになります。
つまり本人には「寄せ書きを作ってもらったことはすでに自分が仕事でギブしたことへのお返しなんだ」と理解してもらうことができます。
ぜひみんなに感謝していることを書くように依頼してみましょう！
【「寄せ書きはいらない」の解決策⑤】寄せ書きのデジタルデータを渡す
これは「色紙の保管に困る」を解消するものです。
寄せ書きのデジタルデータを用意することで、PCやスマホで楽に扱うことができ、他の人にみられるような心配も格段に減ります。
色紙で寄せ書きを作ったなら、それをスキャンしてPDFも作っておきましょう。
そして実物は手渡し、PDFはメールから贈るようにします。
またオンライン上で作る寄せ書きのWebサービスなら、保存したPDFのデジタルデータを開くことや、Web上のURLにアクセスして寄せ書きを見返すことができます。（PDFの見本はこちら / Webの見本はこちら）
私自身もらった色紙やメッセージは基本的にPCで見返すようにしています。
もらった色紙はスキャンしてPDFに変換し、PCに保管していますね。
ちなみに「そんなに見返す？」と言われそうなのですが、私はちょっと辛い時とかに寄せ書きやメッセージから元気をもらって「今日もがんばろう！」と思えています。
そのためには手軽に見返せることが大事だと思っています。
【「寄せ書きはいらない」の解決策⑥】寄せ書き作りに協力する人はテンプレの言葉を使わない
企画者から依頼があって、メッセージを書こうと決めた方は、ぜひテンプレ感満載のメッセージは避けていただきたいですね。
割とお世話になったのに、
だけだと「書くの面倒だったかな。」と思わせてしまいかねません。
少しでも関わったことがあるなら、ぜひ関わった中で思ったこと、感じていたことを書いてください。
関わったエピソードの書き方については、下記記事が参考になるかと思いますのでチェックしてみてくさだいね！
「エピソードを書くのはちょっとなあ。。」という方はフフッと笑わせるような面白い一言を書いてみてはいかがでしょうか？
下記記事が参考になるかと思います！
また、「全然関わったことはないけど寄せ書きを書きたい！」という方へ。
その人の見た感じの印象を書きましょう。もちろんポジティブな印象です。
という感じです。
「そんなふうに思ってくれていたんだ」とちょっとした打ち明け話になり、驚きにつながります。
それでも本当に書くことがないなら、格言や偉人の言葉を借りたり、なぞかけをするなど一工夫してみましょう。
ありきたりなメッセージより、「捻り出して書いてくれたんだ」と思ってもらえた方がよいですね。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
寄せ書きがいらないと思われる理由は、
1. ありきたりなメッセージにモヤッとする
2. 時間を割いてもらってことに申し訳なくなる
3. 色紙の保管に困る
というものでした。
また、オンライン特化型の寄せ書きサービスMemoreeel（メモリール）では下記のように「寄せ書きなんていらない」と思われるリスクを軽減し、感動してもらえる寄せ書きが作れます。
もし「寄せ書きは贈りたいけど、こんな寄せ書きはいらないと思われたくない。」と心配される方はぜひページを覗いてみてくださいね。
Webにて無料で寄せ書きを作成できます。
退職という門出の機会にいらないと思われる寄せ書きでなく、感動してもらえる寄せ書きが作れることを願っています。
