「送別会はオンラインですることになったから寄せ書きって作れないよね。。。？」
「オンラインで社内の大人数から寄せ書きメッセージを集めるって自分の力でできるのかな？なんか大変そう。」
本記事では、こちらのお悩みを持った方へ向けて書いています。
こんにちは！私はMemoreeel（メモリール）という寄せ書きサービスの開発運営をしているヒロと申します。
今コロナ渦で以前のように対面で送別会を開くことが難しくなりましたよね。。
オンラインでの送別会をしたり、送別会自体しないという話も聞いたことがあります。
私は以前会社を退職する際に、お世話になった先輩からいただいたメッセージですごく感動した経験があります。
送別時は感動してもらえる絶好のチャンスですので、オンライン上で大人数の寄せ書きを作ることが心配な方へ少しでもお手伝いができればと思い、記事を書きました。
メッセージを募る際のコツをお伝えできればと思います！
少しでもご参考になれば幸いです。
寄せ書きをオンライン上で大人数から集める際の依頼方法
社内で使用しているSlackやChatwork、もしくはメールの一斉送信などで依頼することが多いかと思います。
下記はその依頼時に最低限載せておいたほうが良いことです。
ちなみに依頼は夕方もしくはお昼前がオススメですね！
夕方がベストなのですが、理由としては退勤前後に書いてもらいやすいためです。
寄せ書きでよくあるのが、書く前はささっと終わらせたいと思っていたが、書き出すといろいろ思い返されて書く内容にこだわりだすということです。
ですので、落ち着いた状態で時間がゆっくり取れる時間に書いてもらうと充実したメッセージが集まりやすいですよ！
では依頼内容について詳しくみていきましょう！
【依頼内容1】寄せ書きメッセージ投稿依頼と投稿URL
ここでは書いて欲しいメッセージ内容と投稿用のURLを貼り付けます。
ざっとで構わないので、どんな内容を書いてほしいか列挙しておくと、みんなが書く内容を決めやすくなり、結果的に早く投稿が集まり、投稿率も高くなるのでオススメです。
例えば、社内の退職の送別を想定した場合下記のような形です。
中には書く内容がぱっと思いつかず、自分で「寄せ書き メッセージ 文例」などと検索して、どんな内容を書くか決めていく方も一定数います。
この手間を省いて書くハードルを下げてあげましょう。
【依頼内容2】締め切り
締め切りは必ず設けて、日時を明確にすることは非常に重要です！
例えば「締切：2月24日の18:00まで」という感じです。
「期限がなければ後でいいや」と思われ、忘れられてしまうことがよくありますよね。。
期限があるだけで、各自メモ帳やスケジュール帳に「いつ寄せ書きを書く」とメモしてくれる確率が格段に上がります。
また、締め切りは投稿を依頼してから平日計算で3〜5日後がオススメです！
例えば月曜に依頼したら金曜が締め切りという感じです。
1週間以上期間を取ってしまうと、「来週でいいか」と思われ、これも忘れられてしまう原因になりえますね。
1週間以内なら忙しい方でもどこかで時間を捻出できると思いますし、ある程度重要度高めに考えてもらえると思います。
【依頼内容3】補足
・自分のメッセージは他人に見られないことを伝える
寄せ書きのWebサービスによっては他の人が投稿したメッセージ内容が見れないように設定できる機能があります！
その場合、
などと注意書きを添えておきましょう。
なぜこれが大事かというと、寄せ書きに協力する人は下記のような心理になることがよくあります。
「先に投稿すると、後から投稿する人に自分のメッセージが見られてしまうなあ。いやだな。。。」
「どんな内容書けばいいかわからないので、先に投稿した人の内容を参考にしよう。みんなが投稿してから自分も投稿しよう。」
大人数に依頼するということはある意味SNSのような公の場でメッセージを公開するということになり、より上記のような心理状態が働きますね。
もし見れないように設定できる場合は、ぜひその旨伝えておきましょう。
・写真の投稿を依頼する
写真が投稿できる機能があれば積極的に投稿をお願いしましょう！寄せ書きは仲間の写真が多いほど相手にインパクトが残ります。
【依頼内容4】最後の一言
最後の押しの一言を添えておきましょう。
なぜなら、ただの依頼内容だけになってしまうと、どうしても仕事感がでてしまいますね。。。
淡白な文章にならないようにここの一言が必要です。
伝えることはズバリ「投稿した人へのメリット」です。
投稿してもらうことは、ある意味その人に労力をかけてもらうということですので、その人にとってどんなメリットがあるのか伝えることで、動いてもらいやすいです。
などなど言える範囲で一言添えておきましょう。
締め切り前にリマインダー
投稿締め切りの1日前くらいに未投稿の人へリマインダーを送りましょう！
ここでの一番のオススメは個別にリマインダーを送ることです。
全体のチャット等で未投稿の人を名指しで挙げてしまうのは好ましくありません。
また、投稿は義務ではないため、個別で「今日までなんですが、よかったらいかがでしょうか〜？」という感じであくまで提案に留めておくことが大事です。
ちなみに個別に依頼するのはもちろんお祝いする人と関わりがあって仲も良い方です。
全然関わりのなかった人に無理に書かせようとするとありきたりなメッセージが追加されるだけですので、ご注意くださいね。
関係上もし押せそうなら、「〇〇さんからのメッセージが必要なんです..! 」とお伝えしましょう！
個別であなたの協力が必要ですと訴えられれば、動いてくれる方は多いですよ。
最後に
退職や転勤時に、関わった多くの人からメッセージが集められた寄せ書きは感動が大きいです。
中には「仕事は辛いことばかりだったけど、やってきてよかった。この会社でこの人たちと関われてよかった。」
とガラッと会社での仕事のイメージが変わるきっかけになる場合もあります。
私自身も、仕事で助けていただいた先輩から一緒に仕事できてよかったと言ってもらえたことがあり、この会社で良かったと思えた瞬間がありました。
運営しているオンライン特化型の寄せ書き Memoreeel（メモリール）では、本記事でご紹介した内容を取り入れています。
「大人数から寄せ書きメッセージを集めて喜ばれる送別祝いがしたい」と考えられている方は、良かったらページを覗いてみてください。
Webにて無料で寄せ書きを作成できます。
大人数での寄せ書きの成功をお祈りしています！
